Conservazione del DDT: quanto dura l’obbligo, chi deve conservarlo e perché è importante.

Nel settore dei trasporti e della logistica, la conservazione del DDT è un aspetto spesso sottovalutato, ma fondamentale per la corretta gestione amministrativa e per il rispetto delle normative fiscali e legali. Il Documento di Trasporto (DDT) non è solo un supporto operativo alla movimentazione della merce, ma un documento che deve essere correttamente gestito e conservato, secondo quanto previsto per legge dai soggetti obbligati.

Vediamo in questo articolo cos’è il DDT, chi è obbligato a conservarlo, per quanto tempo e perché è così importante farlo correttamente.
 

Cos’è il DDT e qual è la sua funzione

Il Documento di Trasporto (DDT) è un documento commerciale che accompagna la merce durante il trasporto. Sostituisce la fattura immediata e contiene informazioni fondamentali come:

• dati del mittente e del destinatario;
• descrizione della merce;
• quantità;
• data e causale del trasporto.

La sua funzione principale è certificare l’avvenuta consegna della merce da un soggetto a un altro, tracciandone il passaggio e fornendo una prova documentale in caso di verifiche fiscali, amministrative o contabili.
 

Conservazione del DDT: obblighi e tempi previsti dalla legge

Secondo la normativa italiana, l’obbligo di conservazione del DDT riguarda il mittente e il destinatario, per finalità fiscali e contabili. L’obbligo è previsto dal DPR 472/96 e dal Codice Civile, ed è valido per:

• 10 anni ai fini civilistici,
• 7 anni ai fini fiscali (5 + 2 anni di proroga per eventuali accertamenti).

Il documento può essere conservato sia in formato cartaceo che digitale, a condizione che ne siano garantite integrità, autenticità e leggibilità nel tempo.

La conservazione dei documenti di trasporto è importante anche ai fini probatori: in caso di contestazioni, reclami o controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate, il DDT rappresenta una prova valida della movimentazione della merce.
 

Chi è obbligato a conservare il documento di trasporto

L’obbligo di conservazione del DDT riguarda più soggetti coinvolti nella transazione commerciale:

• il mittente (venditore): deve conservare copia del DDT per documentare l’uscita della merce dal proprio magazzino e giustificare il trasporto;
• il destinatario (acquirente): conserva il DDT per attestare l’ingresso della merce nel proprio sistema di contabilità.

Non è invece previsto alcun obbligo di legge per il vettore o sub-vettore di conservare il DDT.
Questo perché il documento non è da lui emesso, né richiesto ai fini fiscali. Tuttavia, il vettore può decidere di conservarne copia per motivi commerciali o interni, come prova dell’effettuazione della prestazione in caso di contestazioni o per ricostruire lo storico delle spedizioni.
Nel caso di trasporto di merci soggette a normativa ADR, la tracciabilità della documentazione resta comunque fondamentale, ma ciò non implica un obbligo formale di conservazione del DDT da parte del vettore.
 

Cosa si rischia se non si conserva il DDT

Per i soggetti obbligati alla conservazione (mittente e destinatario), non rispettare i termini di conservazione del DDT può comportare conseguenze serie, tra cui:

• sanzioni fiscali in caso di mancata esibizione del documento durante controlli dell’Agenzia delle Entrate;
• contestazioni legali con clienti o fornitori in caso di controversie sulla consegna della merce;
• perdita di prove documentali, che possono risultare decisive in sede giudiziaria o contabile.

Una gestione superficiale della documentazione può compromettere la credibilità e l’affidabilità dell’azienda, oltre a generare danni economici.
 

Perché scegliere Corsini Logistica&Trasporti per le tue spedizioni

In Corsini non ci occupiamo solo del trasporto fisico della merce, ma anche di tutto ciò che riguarda la gestione documentale, inclusa la corretta compilazione e archiviazione del Documento di Trasporto.
Pur non essendo obbligati per legge alla conservazione del DDT, possiamo conservarne copia in modo volontario e strutturato, a supporto della tracciabilità e della trasparenza verso i nostri clienti.

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